ЧЕТИВО не само ЗА КАНДИДАТ РЪКОВОДИТЕЛИ

[karanedeff]

ЧЕТИВО ЗА КАНДИДАТ РЪКОВОДИТЕЛИ

Какви качества и в какъв обем са нужни за да се захванеш с управленска работа?
Заемайки висок пост, вие ще поискате да сте един от най-добрите. Затова е необходимо да определите личните си качества. Няма значение в каква степен са развити те в началото на кариерата ви: с израстването си ще добиете нови качества и ще ги развиете. Но в началото на кариерата си вие задължително трябва в някаква степен да притежавате следните качества:
да бъдете реалист;
да усвоявате всичко в движение и да свързвате новите знания със старите;
да умеете да ръководите и да организирате работата на колектива; да бъдете готов и сам да свършите дадена работа и да ръководите изпълнението й;
да бъдете достатъчно напорист и енергичен, за да обедините първите три качества за постигане на поставените цели.
На следващите страници ще бъдат разгледани тези качества (как да ги разкрием, да ги развием и да ги използваме при това едновременно).

Бъдете реалист

Трябва да бъдете зрял човек със собствен реалистичен мироглед. Не трябва да витаете в облаците, а трезво да гледате на нещата.Трябва да анализирате своите възгледи и постъпки от гледна точка на трезвата практика и ръководната дейност.
Ще постъпите правилно, ако за начало си отговорите, след задълбочено обмисляне, на следните въпроси:
Какво мислите за съдебната система?
Какво мислите за хората изобщо?
Какво всъщност мислите за самия себе си?
Какво мислите за съдебната система? Проверете възгледите си за правосъдието. Изложете ги писмено, за де се убедите, че това е вашето истинско убеждение, а не случайно мнение, което може да се измени утре.
Ръководната дейност е за хора, които вярват в правосъдието и са готови да се борят за своите убеждения.
Какво мислите за хората изобщо? Вашето отношение към хората може да се окаже решаващо за възможностите ви като ръководител. Съдите ли за хората по това какви изглеждат или се отнасяте с тях в съответствие с действителните им достойнства? Не отговаряйте на този въпрос веднага, тъй като не можете да си позволите и най-малката грешка; по вашият отговор може да се прецени доколко уважавате основните права на хората. Взаимното уважение между началника и подчинения е абсолютно условие за взаимоотношенията. Уважението предизвиква уважение. Ако не уважавате подчинените си и те няма, а и няма да могат да ви уважават. Ако те не ви уважават, вашата власт ще носи само номинален характер. Сам ще нанесете поражение на своите замисли, ако постъпвате несправедливо в отношенията си с колегите, имащи по-високи способности. Ще загубите уважението на другите, така необходимо за постоянно преуспяване.
Ако се сблъскате с друг ръководител, по способен от вас – направете го свой съюзник. Учете се от него. Правото на усъвършенстване включва задължението да се подражава, да се следва примера на най-добрия.
Какво всъщност мислите за самия себе си? Ако уважавате правата на другите, вие уважавате самия себе си. Вие знаете, че сте честен и порядъчен човек, и че никой няма да спори за това. Но какъв, според вас, сте вие? Що за човек сте? Какво мислите за себе си като претендент за ръководна работа? Мислите ли, че в някаква степен губите от своето Аз, за да постигнете успех.
Най-разпространената представа за ръководителя е, че той жертва своята индивидуалност в името на работата. Вероятно това е вярно за низовите организатори, но е невярно за ръководителите. Ръководителят слага печата на своята индивидуалност върху целия колектив. Подчинената му организация, независимо малка или голяма, става отражение на неговите лични способности като ръководител, на неговата личност.
Самоутвърждаване не означава самопожертване. Израстващия администратор подхожда към ръководството като към самоутвърждаване, а не като самопожертване. Човек, който жертва себе си, или своите удобства, трябва да се бори със самия себе си, тъй както се бори със своите конкуренти към върховете. Само късмета може да възнагради болната амбиция.
“Отдадох най-добрите си години на тази организация, а начело поставиха някакъв сополанко…” Това е позната жалба на човек пожертвал личния си комфорт за организацията.
Човек, който отделя за работата толкова време, колкото счита, че е необходимо , без да мисли за това, как би използвал това време за друго – именно това е човека, който ще достигне в резултат на своята работа до поста на ръководителя.
Какво сте готов да пожертвате заради ръководния пост? Поставяйки си за цел да станете ръководител, помислете, колко време искате да имате за личен живот. Ако искате да имате свободни вечери и уикенди поставяйте си задачи, които можете да решите в течение на 40-часовата работна седмица, отчитайки своите способности. Някои хора блестящо се справят със задълженията на ръководителя, посвещавайки на работата само 40 часа в седмицата. Но тези родени ръководители са единици, те са изключение, те са извън анализа и конкуренцията. Ако не можете да се причислите към тези хора и искате да изразходвате през седмицата за работа не повече от 40 часа от вашето време – бъдете внимателен, за де не си поставите цел, която ще се окаже за вас недостижима.
Но човек трябва да има и личен живот, ще възразите вие. Какво ще стане със семейството, с близките?А с отдиха, с развлеченията?
Разбира се човек трябва да отделя време и за себе си, за възстановяване на силите си. Необходимо е разумно да се съчетава работата с живота като член на обществото. Човек, който използва цялото си свободно време, когато не спи, за работа, се е заел с труд, който е доста тежък за него. Той си е поставил непосилна задача и изисква от себе си прекалено много.
Който си е поставил задача, да стане ръководител, трябва да бъде готов да се посвети (а не да се жертва) за постигането на тази цел. Той си използва времето целеустремено, устройва си живота така, че всяка крачка е подчинена на достигането на целта. Подчинява личните си дела на служебните. Избира си помощници, които биха му помагали за постигането на поставената цел.
Мислите ли за себе си като ходеща стока? От всички изтъркани изрази “продавам себе си” е най-често и най-неправилно разбираният. Този израз има варианти ”продавам своите идеи” и “продавам своите способности”. Но именно хората използващи подобни изрази изостават в умението да продават. Те не следват съветите, които търговците дават на продавачите си: “Не се опитвайте да продадете стоката. Продавайте изгодата. Никой не иска да купува свредла, но хората всяка седмица плащат за хиляди отверстия, които се пробиват с тези свредла. Продавайте отверстия!”.
Време е кандидатите за ръководна работа да престанат да “продават себе си”, своите идеи и способности, а да продават ползата, която могат да принесат. Продавате себе си? Кому сте нужни? Какво ви прави по добър ръководител от вашият колега – търговската сделка?
Вие можете да предложите много изгоди. Вие можете да решите 100 дела, ако сега се счита нормално да се решат 50. Можете да предложите стегнат конкретен доклад, който ще замени три доклада. Можете да продадете работата на трима човека, решаващи 2 пъти повече дела, отколкото петима сега. Можете да намалите процента на върнатите дела двойно. Ето това се нарича полза – това е и възможност за бъдещите административни ръководители. Има хиляди ползи, подобни на изброените, очакващи да бъдат предложени на висшето ръководство от такива хора като вас.

Усвоявайте всичко в движение и свързвайте
новите знания със старите;

Способността да се учиш и решителността да продължаваш да се учиш и на работа и извън нея са качества необходими за ръководителя. Необходимостта от добри администратори не предполага някакви определени критерии по отношение на образователния ценз, ето защо за ръководна длъжност е достатъчна университетската диплома или просто вашата готовност да започнете от “АБ” и да се учите непрекъснато.
Много висши ръководители считат, че практическата работа в областта на управлението е много по полезна, отколкото курс на студентската скамейка. Сблъсквайки се на практика с проблемите на управлението човек веднага вижда връзката между това, което е научил и това, което е нужно в работата.
Университетите в цялата страна провеждат обучение на хора, работещи в областта на управлението, независимо от това, дали за обучаваните дипломата е цел или не. Специалното обучение не е проблем – може да се получи почти навсякъде. Но обучението по ръководство и управление това е и самообразование. Учете се да ръководите и да управлявате и в процеса на работа, наблюдавайте как го правят другите, четете каква е практиката в другите организации. Трябва да се запознавате с опита на другите хора и да свързвате този опит със своя собствен.Сумирайте това, което знаете с това, което сте научили и с това, което правите, и вашите познания и умения ще се повишат.
Започнете обучението си по управленчески умения с повишаване на своята техническа компетентност. Ръководството е нещо повече, отколкото обикновеното изпълнение на дадена работа. То предполага всичко да се изпълнява точно, изисква проверка, че действително всичко е направено правилно.
Трябва да имате пълна представа за предстоящата работа, за всички спомагателни уреди, устройства и процеси, съдействащи за облекчаване и ускоряване на работата. Колкото сте по ниско в йерархията като ръководител, толкова повече са ви необходими задълбочени технически познания. Ръководителят на голямо учреждение маже и да не знае в всички детайли – той разглежда проблемите в много по широк мащаб. Но администратор, ръководещ малко учреждение, трябва да знае всичко, което е свързано с него. В противен случай той няма да може да оцени даже ефективността на своята работа.
Избягвайте капаните на специализациите. Техническите познания могат да станат самоцел. Избягвайте едностранната специализация.
Еди колега маже да посвети 10 години на това да стане най-добрия в системата, и наистина може да стане, без да увеличи шансовете си за израстване в управленческата йерархия. Но ако се научи да вижда зад делата не само престъпления и наказания, глоби и такси, решения и присъди, а конкретните хора и съдби, комплекса от организационно свързани мероприятия, той ще постигне в процеса на работата основите на управлението и ръководството. Но тези основи ще се окажат безполезни, ако не се научи да ги превръща в програма за действие и за другите колеги, които да ги прилагат в работата. Ако успее да види в отчетите си и да обоснове изменение на стила на работа, такъв човек притежава както професионална компетентност, така ръководни умения.
От компетентността до ръководството има само една крачка. Никога не е нито късно, нито рано да приложиш в практиката получените знания. Да съхраниш знанията си може само, ако ги прилагаш на дело.
Учението започва ВЕДНАГА и никога не свършва. Не можете да се върнете в миналото и да учите нещо така, както сте го учили в училище. И слава Богу, че това е така. Вашият ум се е обогатил и вие сте способни да обвързвате новите знания с жизнения си опит. Вече няма да бъдете ученик и затова не можете да учите така, както учат учениците. Вече влагате в новите знания своите мисли, вие виждате своето място. Ясно виждате днешната си работа и тази, която ви очаква утре. Използвате наученото в текущата практика за постигане на поставените цели.


Умеете ли да организирате работата на колектива и го да го ръководите?

Заемайки висок ръководен пост, вие трябва да оцените своите способности да организирате и да управлявате работата на хората по крайните резултати от дейността на учреждението. Цифрите в отчетите ще ви кажат всичко за вашите способности като ръководител. Но ако сте на по нисък административен пост, няма да можете по тези резултати да съдите за своята дейност, тъй като част от достигнатите успехи принадлежат на висшестоящото ръководство, а част - на вашите подчинени.
Как тогава да оцените своите способности в организирането и ръководенето на колектива?
Отначало мислено отделете организирането от администрирането. Тава става лесно, ако:
разгледате организационната работа като подготовка за даден трудов процес;
гледате на администрирането като на управление на процеса на изпълнение на самата работа.
Бъдете готов за действие. Подберете хората, оборудването и материалите необходими за изпълнението на определени задачи и вие вече сте създали организация в дадена служба. В момента, в който се започне изпълнението на конкретни задачи, вие вече сте готов да ръководите. Но това не означава, че няма повече какво да направите. По-голямата част от организационната работа се състои в това да се поддържа реда и организираността и тази работа по същество никога не свършва.
Можете да оцените своите способности на организатор като анализирате своите действия през последните шест месеца, през които е възникнала някоя от следващите ситуации:
служител или колега неочаквано не се е явил на работа;
не e имало необходимите материали или консумативи;
имало е повреда на оборудване или съоръжения.
Ако за вас не са възникнали неразрешими проблеми в която и да е от тези ситуации, то напълно може да се предполага, че притежавате блестящи организационни способности и умеете да ги използвате. Никакъв късмет ни би ви спасил през тези шест месеца от решаването на който и да е от тези проблеми, ако не сте способен да поддържате организационен ред. Но ако сте имали затруднения при решаването на която и да е от изброените ситуации и ако работата поради това временно е прекъсвала, трябва да обърнете голямо внимание на организационната страна на вашата работа. Добрата организация лекува непредвидената болест още преди да се е развила.
Имайте план за действие в случай на неочаквано отсъствие на служител. Абсолютно редовното идване на работа е изключение даже и за първокласните служители и ръководители. Да се измисли ред за действие в случай на неочаквано отсъствие на служител, така че работата да продължи без прекъсване, съвсем не е трудно. Опитайте да използвате следния прост метод. Напишете имената на всички служители, които са на ваше подчинение и срещу името на всеки посочете неговите задачи, които трябва да се изпълнят ако отсъства. За всяка задача посочете името на друг подчинен, който следва да я изпълни през следващите ден-два в допълнение към своята основна работа.
Ако направите това, неочакваното отсъствие на някого от работа ще престане да бъде за вас проблем. Но трябва да предупредите своите подчинени предварително за задълженията им в случай на отсъствие на някой служител, който трябва да бъде заместен и да определите кое от основната си работа могат временно да отложат, за да изпълнят допълнителната.
Внимателно следете за доставката на материали и консумативи. Нарушение на ритъма на работата заради закъснели доставки на материали и консумативи в ръководеното от вас учреждение могат до доведат до непредвидими последици, а вашата репутация на организатор да спадне до нулата. Ще избегнете подобни ситуации ако:
1) организирайте постоянен отчет на материалите и консумативите, за да знаят съответните служби по всяко време с какво разполагат;
2) по възможност поръчайте по-големи количества в случай че доставките закъсняват;
3) проверявайте всички поръчки и заявки. Навременната заявка – това не е всичка. Убедете се че тя е приета, и че ви информират своевременно за доставката. Винаги се старайте да получите отговор. Бъдете наясно с реда за движение на заявките и ако е необходимо се обръщайте там където е задържана дадена заявка.
4) предвидете резервен източник за снабдяване за всеки важен вид. Предварително си осигурете пълномощия да използвате този източник в случай на необходимост.
Поддържайте техническите съоръжения и оборудването в изправност. Вече във всяка служба се използва компютърна или друга техника и/или специално оборудване, които изискват постоянно внимание за обезпечаване на нормална работа. Съставете график за преглед на техниката от квалифицирани специалисти и отстранете възможностите за повреди преди да са станали. Дори във вашето учреждение да има само пишещи машини, направете постоянен график за тяхната профилактика и отстраняване на неизправности, за да обезпечите нормален ритъм на работа. Старайте се всичко това да ви стане навик, тъй като много ще ви помогне занапред.
Гледайте на дребното офис оборудване, използвано във вашето учреждение като на инструменти и следете за него чрез квалифициран специалист – ако трябва назначете човек, който да отговаря за това и постоянно да ви дава отчет.
Обезпечаване на изпълнението на работата. За да си свършат подчинените работата, отначало трябва да разберете защо хората се нуждаят от ръководство и защо търпят това ръководство, макар то не винаги да им е приятно.
Какво ви е необходимо за да могат хората да работят под ваше ръководство? Да направите така, че хората да работят добре под вашето ръководство – това е въпрос не само на вежливост, но и на отношение към тях. Не са много ръководителите, които умеят да общуват с подчинените си като професионални дипломати. За да бъдете добър ръководител и да завоювате уважението на хората, работещи под ваше ръководство, не е необходимо да имате някакви необикновени лични качества. Разбира се, че колкото повече положителни качества имате, толкова ще ви е по лесно, но задължително трябва да имате две задължителни качества:
1) търпимост към слабостите на хората, които не им пречат в работата (все пак хората имат право да са различни);
2) нетърпимост към всичко, което се отразява неблагоприятно на работата – като ръководител имате право да изисквате надлежно изпълнение.
Повечето хора, които са под ваше ръководство, каквото и да работят, са убедени, че трябва да си заработят заплатата. Но те са готови и на това, че вие ще им нареждате да работят и да работят добре.Те знаят, че следите за това как работят, и че това е ваше задължение. Ако някой започне да кръшка, то другите ще считат, че за това сте виновен и вие (може би и повече), а не само немарливия служител. “Защо да си давам зор, след като шефа не обръща никакво внимание на този кръшкач?” – подобни разсъждения могат да доведат да това, че и другите да започнат да работят все по-лошо и по-лошо и скоро да станат безделници. За да ги заставите отново да заработят съвестно, ще ви е необходимо да вземете решителни мерки за да им вмените необходимото разбиране за техните задължения. Ще загубите уважението им, щом и вие изпълнявате своите задължения лошо.
Завоювайте си авторитет и го укрепвайте. Авторитета, казано другояче това е уважението от страна на подчинените.Трябва да го заслужите. Растежа ви като ръководител зависи от това доколко висок авторитет ще съумеете да завоювате и правилно да го използвате. (Сигурно мислите, че авторитета е нещо дадено по силата на вашето служебно положение. Повечето хора мислят именно така. На практика вашето служебно положение ви дава само възможност и право да завоювате авторитет и да го използвате.)
Всеки, който е служил в армията, помни своя първи командир като символ на авторитета. Отначало гледахте на него не като на човек, заслужаващ авторитет, а като на символ на военната система. Обаче много скоро всички войници във взвода започват да изпитват в душата си уважение към неговите способности да ги заставя да правят това, което доскоро им се е струвало невъзможно. Те изпълняват неговите команди, желаейки с чувство на уважение да направят това, което се иска от тях добре. Всеки войник разбира, че ако не върви в крак, ще развали целия строй, затова изпълнява командите за да не сгреши. Всеки войник е сигурен, че командира навреме ще даде нужната команда.
В този смисъл същото може да се каже и за треньора по футбол, и за диригента на оркестър и за ръководителя на учреждението. Хората винаги се подчиняват на правилните разпореждания. Подчиняват се дотогава, докато считат за полезно това, което вършат. И изпитват доверие към своите ръководители. Хората не могат да бъдат излъгани лесно. Съвременният човек работник или служител е много по осведомен, образован и любознателен от колкото някога. Образованието и развитието на цивилизацията повишиха способностите на хората да мислят и критично да възприемат нещата, затова е необходимо и много по-умело ръководство от преди. При това е важно да се знае, че към човека трябва да има справедливо отношение и нужното разбиране, че той е “нужна част от цялото” и към него винаги ще се отнасят абсолютно безпристрастно.
Определете обема на вашите служебни пълномощия. Ръководителя от всеки ранг винаги има възможност в една или друга степен да действа независимо от висшестоящия ръководител. Тези действия, съчетани с готовността на вашите подчинени да изпълняват своите служебни задължения определят кръга на вашите служебни пълномощия. Анализирайте ежедневната си дейност и обърнете внимание на следните моменти:
1. Разпределяте ли работата непосредствено между своите подчинени и давате ли срок за нейното изпълнение? Какво е степента на вашето участие в това?
2. За кои работи трябва да спазвате строго установени правила по ръководство на подчинените? Колко време ви отнема това?
3. Можете ли да предотвратите допускането на грешки в работа, т.е. можете ли да организирате работата по свое усмотрение, ако е видно, че съществуващите правила могат отрицателно да повлияят на изпълнението?
4. С какви финансови средства и за какви цели разполагате без предварително разрешение?
5. Можете ли да преместите подчинен в друга служба или отдел без съгласуване с висшестоящото ръководство?
6. Къде могат да се обърнат подчинените , ако като ръководител сте допуснал грешки? Трябва ли техните жалби първо да минават през вас?
7. Какви организационни изменения, касаещи персонала, оборудването и използваните материали можете да осъществявате без предварително разрешение?
8. Можете ли да упълномощавате някого от вашите подчинени самостоятелно да изпълнява определени задачи или да ви замества в случай на отсъствие?
Отговаряйки на тези, а и на други въпроси, свързани със спецификата на вашата работа, ще определите кръга на вашите служебни правомощия, вашите права да управлявате по собствено усмотрение. Дефинирайте случаите в които са ви необходими по-големи пълномощия, които можете да използвате ефективно, и се старайте да ги получите.
Разширявайте своите пълномощия и умейте да ги използвате. Има само един път за разширяване на вашите пълномощия: използвайте всичко, което ви е дадено, за да започнете работа и да я доведете до успешен край.
Няма да постигнете добри резултати, ако злоупотребявате с влиянието си върху подчинените и им оказвате постоянен натиск. Вие работите с тях и за тях.
Във всяко учреждение може да се чуят разговори за необходимостта от по-големи пълномощия. Във всяко учреждение винаги ще се намери ръководител, критикуващ висшестоящото ръководство, което, видите ли, е доволно от съществуващо положение на нещата, а трябва нещо да се направи. Обаче на такива “критици” не им достигат нито мъжество, нито способности да се решат на определени действия (даже влизащи в сферата на техните собствени пълномощия) сами да осъществят нещо.
Използвайте своите пълномощия за да подобрите работата и условията в ръководеното от звено. Всичко, което се иска от вас е открито да заявите: “Необходимо е да се направи ето това и аз ще го направя”. Действайки в пределите на своите пълномощия вие можете:
1. Да подобрите условията на труд. Направете изследване на условията на труд в ръководеното то вас звено. Обърнете внимание на такива детайли като осветление, отопление, вентилация и прочие подробности, необходими за нормалната работа на вашия персонал. Вероятно имате възможност по свое усмотрение да направите изменения, полезни за целия ваш персонал.
2. Подобрете разпределението на работата. Изучете своите подчинени от гледна точка на квалификацията им и качеството на изпълняваната от тях работа. Обезателно ще откриете възможност в полза на работата да разместите един, двама или няколко, което, много вероятно, ще им донесе и на тях по-голямо удовлетворение. Една работа, която изглеждаща унизителна за един, може напълно да удовлетвори друг. Анализирайте отношението на служителите към работата, която изпълняват и направете необходимите промени така, че всички да са удовлетворени.
3. Подобрете използването на оборудването. Независимо от това дали сте ръководител на по-малко или по-голямо учреждение трябва да знаете, че ефективното използване на наличното оборудване е предпоставка за подобряване на работата. Приберете ненужното оборудване в склада. Уверете се, че всички лица работещи с дадено оборудване могат да го използват пълноценно. Когато установите, че сте изчерпали възможностите на наличното оборудване, тогава имате право да поискате ново.
Съгласувайте постигнатите от вас резултати с основаната си цел. Вече се виждате след 10 години (или по-рано или по-късно в зависимост от това какво положение заемате в момента) ръководител на най-високо ниво. За подобно дългосрочно планиране едва ли ще ви е необходимо нещо повече от най-обща представа за крайната цел. Едва когато поставената цел се появи на хоризонта, следва да разработите подробен план за нейното постигане.
Трябва да си поставите не само перспективна цел, но и да разработите дългосрочен план. Планирайте това, което можете да свършите в дадения момент, в рамките на близките няколко месеца, така че да се приближите към поставената цел. Планирайте всяка стъпка, давайки си ясна представа за своите възможности.

Как да изпреварите своите конкуренти?

За да изпреварите своите многочислени, а често непредвидими конкуренти, претендиращи за ръководна длъжност, е необходимо упорито и дълго да работите над себе си. Вие трябва:
да посветите живота си за постигането на целта;
да развиете самоконтрол;
да развиете способност към напрегната работа и умение да превръщате трудната работа в лека;
винаги да имате запас от енергия и опита от предишната дейност
добросъвестно да изучавате своята работа и тази на висшестоящите.
Посветете живота си за достигането на своята цел. Трябва да служите всеотдайно, ако се стремите да постигнете личен успех на ръководна работа. Ако искате да служите добре, вие трябва да се съобразявате и с колегите. Бъдете взискателни към себе си. Това е необходимо както в отношението ви към работата , така и към правата на другите хора.Именно това е, което изисква определянето на вашата лична цел и решителността да я достигнете. Ако и други се стремят към същата цел, вие трябва да проявите по-големи способности и упоритост за достигането й.
Формулирайте вашите цели. Формулирайте вашата крайна цел, макар в най-общо, но си поставете конкретна задача за следващите пет години. След това си поставете междинни цели, а също така и очакваните показатели от вашата работа, след година, две, три. Вече наистина сте готови за действие. Всяка седмица си правете анализ на свършеното и решавайте, какво конкретно трябва да направите през следващата седмица за да се приближите към целта, планирана за тази година. Всяка седмица задължително правете нова крачка напред.
Развивайте самоконтрол. Ако ръководителят се сърди и си изпуска нервите за всяко незначително нещо той нанася на кариерата си такава вреда, както и при допусната грешка при вземане на едно или друго решение. Невъздържаността и изразяването на чувства дава възможност на конкурентите ви да изучат вашите недостатъци и достойнства. За да сте преуспяващ ръководител, трябва да развиете в себе си чувство за самоконтрол така, че да се контролирате да ви стане навик – колкото по-скоро го постигнете, толкова по добре. Това не е никак лека задача, но напълно може да бъде решена от вас.
Правете по-добре и повече отколкото очакват от вас и всички много скоро ще ви оценят.
За да се научите да използвате тактиката на изненадите и същевременно да предотвратите използването на тази тактика от вашите конкуренти е необходимо да изучите външните признаци на проявление на чувствата си и да не ги проявявате, контролирайте емоциите си, без да проявявате външни признаци.
Изучавайте емоционалните реакции. Гняв, объркване, досада, да не говорим за обикновеното разочарование – все неприятни емоции. Да ги скриеш е много трудно. При проявата им лицето, ушите, шията моментално почервеняват. Гласовият апарат се напряга и гласът мигновено се повишава. Тези емоции е почти невъзможно да не се провяват външно, ако сте ги изпитали Но това се отнася и за другите хора. Изучавайте признаците на тези емоции у другите хора и това ще ви помогне да се сдържате.
Положителните емоции се скриват много по-лесно. Пък и да се скриват е необходимо само в случай, че причината за тях е нещо неприятно за другите. В този случай това е необходимо да се прави винаги.
Не проявявайте своите емоции, ни им се поддавайте. Ако мислено сте се подготвили за всичко, или по-точно за всичко, което може да се случи при определени обстоятелства, ще можете да овладеете отрицателните си емоции, както и с свързаните с тях реакции. За това преди всичко помага реалистичното разбиране на живота. Известно е, че принципно нови явления възникват крайно рядко, че вече сте имали работа с повечето неща, с които се сблъсквате сега – лично или изучавайки опита на други хора.
Изучавайте емоционалните реакции на другите хора. Спечелете доверието на своите колеги, бъдете с тях в приятелски отношения. Можете да сте конкуренти в работата и да сте приятели извън нея.
Събирайте необходимите ви сведения, но без да използвате метода на следенето. Едва ли ще направите успешна кариера, ако надничате в дневника на началника си. Дори да сте толкова приближен, че да имате такава възможност не я използвайте, тъй като, несъмнено той достатъчно ви е изучил за да ви разобличи по вашето поведение. За събирането на информация не е необходимо да се използват подобни методи. Винаги можете да предвидите събитията, ако сте наблюдателен.
Може и да не успеете да съберете достатъчно информация за предстоящите промени, но тъй като никакви промени за вас няма да бъдат неочаквани, ще можете да сдържите чувствата си, до тогава докато не ви се представи възможност да ги проявите (ако е необходимо разбира се) в частна обстановка.
Не се опитвайте да се убеждавате, че сте безразлични към неприятните новини. Ако рано или късно не изразите своите чувства, това ще доведе в края на краищата до нервно разстройство. Но трябва да се сдържате дотогава, докато не се окажете в обстановка, в която няма да има нужда да контролирате своите емоции, т.е. когато сте насаме или с близък приятел.
Контролирайте настроението си. Ако не сте свикнали да се сдържате (несдържаността също е навик), сигурно ще се оправдаете, че сте избухлив и това е черта на вашия характер. Трябва обаче да се пречупите и да се избавите от този навик. Преди всичко трябва да се убедите, че няма нужда да “излизате извън кожата си”.
Обърнете внимание, че избухването или внезапно раздразнение са съпроводени от същата физическа реакция, както при чувството за страх. Нивото на адреналина се покачва, в организма се концентрира огромно количество енергия, която трябва да се освободи. Дишането и пулса се ускоряват, за да осигурят на мускулите повече енергия и кислород. Кръвното налягане се повишава.
За какво е всичко това? С какво се компенсира, образно казано, този миниатюрен припадък? Не е ли по-добре да използвате тази енергия с по-голяма полза, примирено и хладнокръвно?
Против този вреден навик няма бързодействащо средство. Да броиш наум до десет и чак тогава да дадеш воля на чувствата си – значи да продължиш да си в състояние на силна възбуда.
Важното е да предвидите кога у вас може да се появи чувството на гняв, тогава ще можете предварително да овладеете неговото проявление. Направете списък на поводите, които са ви карали да излезете извън себе си през последните няколко седмици, анализирайте го внимателна и ще видите, че в повечето случаи сте се оказал подвластен на този вреден навик.
Има едно упражнение, помагащо да сдържате страстите си преди да успеете да загубите самообладание.
Създайте си правило да пишете върху лист хартия “Обмисли всичко отначало”, вместо разни драсканици. Подчертайте дебело първата буква на всяка дума и тройно подчертайте думата “отначало”. Правете го па няколко пъти на ден в продължение на седмица, а след това всеки ден в продължение на месец. Гледайте на упражнението като доказателство на решителността ви да скъсате с навика да излизате от себе си. Това ще даде резултати.
Използвайки това упражнение ще избегнете напрежението и изтощаването на нервната се система, водещи до избухливост. Вдишайте няколко пъти дълбоко, когато се почувствате раздразнен. Носете си в джоба някаква вещ, която е свързана с приятни асоциации, извадете я и я погледнете или просто я докоснете, за да се убедите, че е на мястото си. Подобни действие ще ви дадат няколко секунди, необходими за да си спомните, че не трябва да се сърдите.
Развивате способност за напрегната работа. Нужното отношение към работата, но не на думи, а на практика ще ви позволи лесно да преодолявате трудностите. Да работите всеотдайно на даден ръководен пост трябва не само да изпълняване служебните си задължения през установеното работно време. Трябва да заживеете с работата и всичко свързано с нея в повереното ви звено денонощно. Трябва твърдо да знаете, какво трябва да се направи, какво може да се направи и какво следва или е възможно да се направи за подобряване на работата в повереното ви звено и в структурата като цяло. Това означава рационално да използвате ръководените от вас хора, съобразно деловите им качества. Трябва твърдо да следвате своите планове и да ги усъвършенствате в процеса на работата с цел по-успешното им реализиране. Трябва да поемате и допълнителни ангажименти, необходими за вашето израстване.
Вашите делови качества няма да са достатъчни за да бъдете ръководител, ако не умеете да заставите другите да работят. Може да оставате в службата до късно вечер, за да оправите небрежната работа на своите подчинени, за да се покажете в по-добра светлина, но това няма да ви помогне да ръководите. Пренасяте себе си в жертва, без ни най-малка надежда, че вашите усилия по малко ще бъдат компенсирани. За истинския ръководител работата никога не е един вид жертвоприношение.
Може да останете след работа за да покажете на изоставащ подчинен как поправи допуснатите грешки. Може да помогнете на колега да намери по сполучлив начин за изпълнение на работата си. Може да провеждате учебни занятия или да поканите за това специалист. Всичко това е една от съставните части на вашата дейност. Така като ръководител ще ви ценят още повече, отколкото ако правите това за сметка на своето лично или в работно време (няма особено значение). Но не работете до изнемога за да изглеждате блестящ ръководител, след като в действителност не сте такъв. Вашите подчинени ще се подсмиват зад гърба ви, а на висшестоящите началници ще им жал за вас, но нито едното нито другото ще ви донесе някакво полза.
Винаги имайте запас от енергия за още работа. Винаги трябва да имате нищо в запас. Ако сте способен да се издигнете нагоре в управленческата йерархия, тава означава, че можете да се справите с повече задължения от тия, които се изискват от вас на длъжността, която заемате в момента. Не мислете, че не постъпвате добре ако не проявявате своите способности над това, което се изисква от вас в момента по силата на сегашното ви служебно положение, до тогава докато не ви се наложи да докажете деловите си качества.
Пазете сили за постигане на главната чел. Да сте физически здрав е също така важно за постигане на успех, както и да бъдете в професионално отношение пред вашите конкуренти. На практика второто в огромна степен зависи от първото.Не се гордейте с това, че сте напълно работоспособен след напрегнат трудов ден, вечер прекарана в компания и само три часа сън. Тази способност с годините ще се влошава. Обърнете внимание на хората във вашият град под 50 - здравето на някои се срива съвсем неочаквано. Повечето от тях преди са били напълно здрави, но безразсъдно са пилеели силите си на делови хора.
Не, разпилявайте напразно силите си. Да разпилявате натрупаната енергия само за да докажете способността си отново бързо да я възстановите, е също така глупаво и безразсъдно като и да пуснете в действие една машина и да не я спирате за поддръжка, докато тя не излезе напълно то строя. Нямате нужда от лекции, колко е разумно да се грижите за здравето си. Слушали сте ги от ранно детство. Изберете си определена система за укрепване на здравето, съобразена с вашият организъм и строго я следвайте, така ще компенсирате изразходваното време и енергия.
Не изоставайте от развитието на методите в областта на ръководството. Да сте в крак с научно-техническия прогрес е фактор, който влияе на успеха ви да заемете ръководно положение. Еднакво е важно до се следи за административните мероприятия както вътре, така и извън вашата област на работа.

Вместо да се оглеждате назад, гледайте в бъдещето

Успехите в управленческата работа никога не идват изведнъж. Те се формират от редица последователни постижения, следващи едно след друго понякога бавно, а понякога много бързо.

Прегледайте пак своите виждания

За да сте напълно уверен, че сте напълно готов за следващото постижение, направете си списък на това, което не трябва да правите. Включете в него следващите четири пункта и го допълнете и с други съобразно конкретните хора и условия:
- Не гледайте на своя кабинет като на собствен апартамент.
- Не бягайте от решаването на проблемите.
- Следвайте основното направление във вашата ежедневна работа.
- Не допускайте сама другите да ви наблюдават.
- Не забравяте за правата на другите.
- Бъдете целеустремен.
Не гледайте на своя кабинет като на собствен апартамент. Получавайки новото назначение, огромен кабинет и личен персонал ще изпитате силно изкушение да считате това за свой новопридобит дом, за който сте заплатили с години къртовски труд. Не правете тази грешка! По-добре гледайте на своя кабинет като на номер “лукс” в хотел. Колкото и да е разкошен, рано или късно ще трябва да го освободите. Не забравяте, че в хотела в края на всяка седмица трябва да платите сметката. Полученото даром лесно се износва и в областта на управлението. Разплащайте се редовно със всеотдайна работа.
Не бягайте от решаването на проблемите. Друго силно изкушение, появяващо се след назначението на новата длъжност е стремежът да се отсрочи решаването на наличните проблеми за известно време. Ще имате чувството, че отначало трябва да се огледате, да почувствате обстановката и едва след това да пристъпите към работа. Не се поддавайте на подобно изкушение! Преди да промените нещо анализирайте съществуващите проблеми и ги включете в дневния си ред.
Следвайте основното направление във вашата ежедневна работа. След като получите новото назначени особено полезен ще ви бъде вашият личен дневник. Той ще ви помогне да свързвате лицата с имената, а проблемите с решенията. Правейки ежедневен обзор на свършената работа, преглеждайки своите записки, по лесно ще запомните новите хора. Без особена трудност ще ги назовавате по име и фамилия когато ги срещнете втори или трети път. Това много ще ви помогне във взаимоотношенията с новите хора.
Не допускайте само другите да ви наблюдават. През първите няколко седмици на новата работа няма да ви напуска чувството, че усилено ви наблюдават. Не се плашете от тава. Еднакво усърдно ще ви изучават, както вашите ръководители, така и подчинените.
И вие със същото усърдие ги изучавайте. Ще ви задават купища въпроси, на които дори не чакат отговор. Но това само на първо време. Те ще проверяват вашето мнение и впечатления за тях. Не се бойте да кажете, че нямате отговор. Но в същото време вложете всички сили за да си изясните въпроса. Когото ви го зададат повторно вече ще имате готов отговор.
Не забравяте за правата на другите. Получавайки новото назначение ще заварите хора с права и привилегии, които ти са ползвали дълго време. Не е нужно да запазвате ненужните привилегии, но в същото време трябва да запазите тези от тях, които имат основание. Не ги отнемайте нито пряко нито косвено. Ако го направите вашите подчинени ще издигнат такива непреодолими прегради пред ефективната работа, че ще се наложи да вложите немалко усилия не само да ги отстраните, но и да ги откриете.
Бъдете целеустремен. Отговорете напълно на поставените пред вас изисквания, поставяте и решавайте задачите, покажете пример за изключителна работа и с това допринесете за процъфтяването на повереното ви звено. Покажете на своите подчинени, че във вашето учреждение има място за личен успех и за лично удовлетворение. С личен пример покажете за безценната полза от поставянето на достижими цели и удовлетворението получавано от постигането им.
Не обръщайте никакво внимание на тези, които живеят със спомена за добрите стари времена, или пък на тези, които са изчели куп научно-фантастична литература и хленчат, опасявайки се за своето бъдеще. След няколко години началото на XXІ век ще стане доброто старо време и може и вие да се жалвате от това какво правят новите поколения.
Съсредоточете вниманието си върху задачите, които виждате пред себе си и убедете подчинените си да направят същото. Отстоявайте вярата, че утре ще бъде по-добре от днес, през следващата година още по-добре.


 Избрани откъси от руското издание (М. “Экономика” 1970 г.) на EXECUTIVE LEADERSHIP COURSE The editorial board of Prentice – Hall, Inc. Englewood Cliffs, N.J. USA Авторизиран превод и адаптация Димитър Каранедев

[*******]

дано да го прочетат